Logbuch

Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on nach GoBD

Nur „good to have“ oder eine Pflicht für eine Fir­ma?

Eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist für Unter­neh­men, die steu­er­lich rele­van­te Geschäfts­pro­zes­se digi­tal abbil­den, Pflicht.

Dies gilt unab­hän­gig von der Rechts­form, Grö­ße oder Bran­che des Unter­neh­mens, sobald digi­ta­le Pro­zes­se oder elek­tro­ni­sche Bele­ge im Spiel sind.

Detail­lier­te Erklä­rung:

Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist eine schrift­li­che Dar­stel­lung aller steu­er­lich rele­van­ten Geschäfts­pro­zes­se, die zur Buch­füh­rung und Beleg­ab­la­ge gehö­ren. Sie dient dazu, die Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit die­ser Pro­zes­se zu gewähr­leis­ten, ins­be­son­de­re im Rah­men einer digi­ta­len Betriebs­prü­fung.

Wer ist betrof­fen?

Grund­sätz­lich muss jedes Unter­neh­men, das steu­er­lich rele­van­te Pro­zes­se digi­tal abbil­det, eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on erstel­len.

Dies betrifft:

Unter­neh­men aller Rechts­for­men: Ob GmbH, Ein­zel­un­ter­neh­men oder ande­re Rechts­for­men, spielt kei­ne Rol­le.

Unter­neh­men jeder Grö­ße:

-Auch Klein­un­ter­neh­men sind von die­ser Pflicht betrof­fen.

Unter­neh­men aller Bran­chen:

-Egal ob Han­del, Hand­werk, Dienst­leis­tun­gen oder ande­re Bran­chen, die GoBD gel­ten für alle.

War­um ist sie Pflicht?

Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist eine Anfor­de­rung der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bele­gen in elek­tro­ni­scher Form). Die­se Grund­sät­ze schrei­ben vor, dass alle steu­er­lich rele­van­ten Pro­zes­se und Sys­te­me lücken­los doku­men­tiert wer­den müs­sen, um die Nach­voll­zieh­bar­keit und Nach­prüf­bar­keit zu gewähr­leis­ten.

Mög­li­che Fol­gen bei Nicht­vor­han­den­sein:

-Das Feh­len oder die unzu­rei­chen­de Erstel­lung einer Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on kann schwer­wie­gen­de Fol­gen haben:

Steu­er­li­che Nach­tei­le:

-Das Finanz­amt kann Buch­hal­tungs­un­ter­la­gen als nicht ord­nungs­ge­mäß ein­stu­fen, was zu Steu­er­nach­zah­lun­gen füh­ren kann.

Ver­wer­fen der Buch­füh­rung:

-Im schlimms­ten Fall kann das Finanz­amt die Ord­nungs­mä­ßig­keit der Buch­füh­rung ver­wer­fen und eine Schät­zung der Besteue­rungs­grund­la­gen vor­neh­men.

Buß­gel­der und Stra­fen:

-Unvoll­stän­di­ge oder feh­ler­haf­te Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­tio­nen kön­nen auch zu wei­te­ren Sank­tio­nen füh­ren.

Zusätz­li­che Hin­wei­se:

-Die Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on muss regel­mä­ßig aktua­li­siert wer­den, ins­be­son­de­re bei Ände­run­gen an den Pro­zes­sen oder Sys­te­men.

Eine Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on ist kei­ne ein­ma­li­ge Sache, son­dern ein fort­lau­fen­der Pro­zess.

Bit­te spre­chen Sie uns an. Wir unter­stüt­zen Sie in einer Erstel­lung einer Ver­fah­rens­do­ku­men­ta­ti­on.